TEIL 2 | Eine Praxissoftware wechselt man nicht nebenbei – eigentlich. Wir aber schon, denn die Praxis zu schließen, ist für uns keine Option. Also muss nicht nur die IT ran, sondern das gesamte Praxisteam.
Heute stand das offizielle Kick-off-Meeting an. Wir rechnen nach: Aus einem gefühlten Dritteljahr wurden reale 78 Tage bis zum geplanten Go-Live am 2. März. Was sich wie ein Projektzeitraum anhört, ist in Wahrheit ein Quartalsrest mit Weihnachtschaos. Im offiziellen Kick-off-Meeting wird die Einstellung der Softwarefirma deutlich: Eine Woche muss geschlossen werden. Kein Patientenbetrieb, alles in Ruhe installieren – und in Ruhe schulen. Das wäre sicherlich vernünftig. Aber geschlossen haben wir die Arztpraxis seit der Gründung 2009 noch nie.
Ohne unsere Arbeit zu hochzuhängen, wäre das für unser Stadtviertel eine kleine Katastrophe. Hier laufen regelmäßig mehr als 1.000 Patienten an einem Montag durch, die dann vagabundierend durch die Stadt ziehen würden, auf der Suche nach einer medizinischen Versorgung, einem Rezept, einer AU. Denn wir werden mit Sicherheit nicht alle Patienten vorher informieren können. Wenn wir schließen, schließen wir schließlich nicht nur eine Tür. Die Nachbarpraxen sind selbst am Limit und die Notaufnahme sollte keine Backup-Strategie für IT-Projekte sein.
Und dann gibt’s noch die betriebswirtschaftliche Realität: Eine Woche ohne Umsatz bei laufenden Fixkosten. Gerade die vermeintlich „kleinen“ Fälle mit Krankschreibung, Rezept und kurzem Infekt sind kein lästiger Kleinkram. Sie sichern den Umsatz. Sie tragen die Struktur. Und schließlich: Was machen 100 Mitarbeiter, wenn die Praxis geschlossen ist? Zwei Stunden Schulung am Tag. Und danach? Gemeinsam auf das neue PVS anstoßen? Das trägt vielleicht bis Dienstag. Spätestens Donnerstag wird es betriebswirtschaftlich absurd. Die Kosten sind schon ohne Umsatzeinbußen im sechsstelligen Bereich. Der Projektleiter versucht zu vermitteln. Er verstehe unsere Sorgen, aber es ginge nicht anders. Am Ende bleibt ein Spannungsfeld. Wir sagen erst mal nichts und beschließen nach dem Meeting intern: Schließen ist keine Option.
Zweites zentrales Meeting vor Weihnachten. Jetzt geht es nicht mehr um Grundsatzfragen, sondern um Details, die plötzlich sehr groß werden. Das neue System muss zunächst auf einer leeren Oberfläche konfiguriert werden. Räume, Terminarten, Nutzerprofile, Aktionsketten. Was banal klingt, bedeutet in Wahrheit: 15 Jahre gewachsene, teils unsichtbare Workflows müssen sichtbar gemacht werden. Vieles ist mit viel Liebe und Mühe aus dem alten System optimiert und herausgekitzelt worden. Und genau das ist das Problem.
Es wird vereinbart, ab jetzt drei Meetings pro Woche abzuhalten. Dazwischen werden „Hausaufgaben“ definiert: Abläufe beschreiben, To-dos strukturieren und einen Master-Arbeitsplatz konfigurieren, der später geklont werden soll. Intern beschließen wir: Eine Person wird vollzeitig für die Vorkonfiguration freigestellt, zusätzlich steht ein Arzt mindestens halbtags zur Verfügung. Das wird teuer. Und es entsteht eine reale Mehrbelastung im restlichen Team.
Zwischen Weihnachten und Neujahr passiert … nichts. Aber eigentlich denkt jeder darüber nach. Der nächste Termin wäre Anfang Januar geplant gewesen. Er verschiebt sich. Aber wir gehen zuversichtlich ins neue Jahr. Denn eigentlich ist es ja eine gute Sache. Und wer hatte je gesagt, dass es einfach sein würde?
In den nächsten Teilen erfahrt ihr, wie es mit der Umstellung auf die neue Software weitergeht.
Bildquelle: Midjourney