TEIL 1 | Was würden wir nur ohne unsere Praxissoftware machen? Ziemlich wenig – und doch ist sie manchmal mehr Fluch als Segen. Höchste Zeit, den Anbieter zu wechseln. Wenn das nur so einfach wäre.
Dieses Tagebuch soll zeigen, was es konkret bedeutet, eine große Praxis mit sehr hohem Patientenaufkommen auf eine neue Praxisverwaltungssoftware umzustellen – jenseits der wohlfeilen Ratschläge aus Politik, ärztlicher Selbstverwaltung, Herstellerfolien und LinkedIn-Posts.
Unsere Praxis bearbeitet über 50.000 Patientenfälle pro Jahr, mit bis zu 2.000 Patientenvorgängen täglich und rund 1.200 tatsächlichen Behandlungen pro Tag. Wer in diesem Kontext sagt: „Dann wechselt doch einfach die Software“, hat entweder nie eine solche Praxis betrieben, oder blendet die Realität bewusst aus.
Die Idee eines Softwarewechsels ist nicht neu. Im Gegenteil: Über Jahre hinweg haben wir uns immer wieder verschiedene Praxisverwaltungssysteme angesehen. Präsentationen, Demos, Referenzgespräche, Versprechungen. Fast alle Referenzpraxen, die uns genannt wurden, hatten eines gemeinsam: Sie waren deutlich kleiner als unsere. Andere Fallzahlen mit anderen Abläufen und anderen Belastungsgrenzen.
Auf unsere zentralen Fragen (Funktioniert das auch bei unserer Größenordnung? Lassen sich unsere Abläufe realistisch abbilden? Was passiert bei Lastspitzen?) gab es selten belastbare Antworten. Oft blieb es bei wohlmeinenden Zusicherungen. Am Ende entschieden wir uns dennoch für ein neues System. Nicht, weil es perfekt erschien, sondern weil es bei uns das meiste Vertrauen erzeugte, dass es überhaupt funktionieren könnte.
Unser bisheriges Praxisverwaltungssystem ist nüchtern betrachtet ein Relikt. Seit meiner Praxisgründung vor rund 15 Jahren hat es faktisch keine echte Weiterentwicklung gegeben. Stattdessen nur kosmetische Oberflächenänderungen, immer neue Zusatzmodule mit Funktionen, die „angeflanscht“ wurden, ohne sauber in bestehende Abläufe integriert zu sein. Und ständig steigende Kosten. Dazu unseriöse Angebote, ob wir unsere Patientendaten zur Verfügung stellen würden – dafür würden wir weitere Analysetools freigeschaltet bekommen.
Technisch äußert sich das im Alltag brutal konkret: mindestens ein bis zwei Abstürze pro Woche, lange Ladezeiten für Dokumente und Formulare, die man nicht parallel zur Akte öffnen kann, der allgegenwärtige „drehende Kreis des Wartens“. Wenn man für jede Ärztin und jeden Arzt sehr konservativ 15 Minuten verlorene Arbeitszeit pro 8-Stunden-Arbeitstag kalkuliert und das auf rund 7.000 ärztliche Arbeitsstunden pro Quartal hochrechnet, sind wir schon bei einer halben Arztstelle. Damit wird schnell klar: Hier geht es nicht um Komfort – sondern um massive Effizienzverluste. Von der Arbeitszeit unserer MFA ganz zu schweigen. Allein aus diesem Grund wäre ein Wechsel rational.
Der entscheidende Grund für den Wechsel war am Ende jedoch kein technischer. Wir mussten zur Kenntnis nehmen, dass der Eigentümer der bisherigen Software ein rechtes Hetzportal finanziert, und damit Desinformationsstrukturen, die unseren ärztlichen, gesellschaftlichen und demokratischen Grundwerten fundamental widersprechen. Damit wurde klar: Unser Geld fließt nicht nur in eine schlechte Software, sondern auch noch in Strukturen, die wir aktiv ablehnen. Allein deswegen war das Festhalten an der alten Lösung keine Option mehr – auch wenn es sehr schmerzt.
Ein grauer Dezembertag: Der Kalender zeigt noch 16 Tage bis Heiligabend. An diesem Tag findet eine Videokonferenz statt, die eigentlich die letzten Unklarheiten ausräumen sollte, mit Vertrieb und Technikern des zukünftigen Partners. Die Umstellung soll Anfang März 2026 erfolgen, noch genug Zeit vor der Abrechnung vom 1. Quartal, der erste Run des Jahres ist hoffentlich schon vorbei, und die Infekte von Karneval sind behandelt. Das sind 134 Tage vor der geplanten Einführung, allen ist klar: Es wird eng, selbst wenn wir jetzt Vollgas geben.
Vertrieb, Präsentation, Nachfragen, Zweifel. Es bleibt keine Euphorie, kein Feuerwerk. Sondern etwas viel Unangenehmeres: Das Gefühl, dass man es jetzt entweder wagt – oder für weitere Jahre feststeckt. Dennoch fällt am selben Tag intern die Entscheidung: Wir machen es.
In den nächsten Teilen erfahrt ihr, wie es mit der Umstellung auf die neue Software weitergeht.
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