Seit dem 1. Oktober 2025 ist die Befüllung der elektronischen Patientenakte (ePA) für Vertragsärztinnen und -ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in Deutschland verpflichtend. Was als jahrelang verschobenes Digitalisierungsprojekt begann, ist damit endgültig im Praxisalltag angekommen – mit spürbaren Folgen für Arbeitsabläufe, Abrechnung und die Beziehung zwischen Praxisteams und Patientinnen und Patienten. Nach den ersten Monaten unter Pflichtbetrieb zeichnet sich 2026 ein differenziertes Bild: Die Nutzungszahlen steigen deutlich, gleichzeitig bleiben technische Reibungsverluste und Akzeptanzprobleme bestehen. Für Kliniken, MVZ und Praxen lohnt sich daher ein nüchterner Blick auf Zahlen, Ursachen und praxistaugliche Lösungen – jenseits der oft polarisierten Debatte um Sinn und Unsinn der ePA.
Die „ePA für alle" basiert auf einem Opt-out-Prinzip: Gesetzlich Versicherte erhalten automatisch eine elektronische Akte, sofern sie dem nicht bei ihrer Krankenkasse widersprechen. Der bundesweite Rollout begann Ende April 2025, seit dem 1. Oktober 2025 gilt für Praxen die gesetzliche Pflicht, relevante Befunde, Laborergebnisse, bildgebende Diagnostik und elektronische Arztbriefe in die Akte einzustellen. Bei fehlendem elektronischem Nachweis der Nutzung drohen Honorarkürzungen von einem Prozent, wie die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und mehrere Kassenärztliche Vereinigungen bestätigt haben (Deutsches Ärzteblatt).
Eine wichtige Ausnahme betrifft Praxen ohne funktionierendes ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem: Sie dürfen laut KBV nicht sanktioniert werden – was angesichts der weiterhin bestehenden technischen Umsetzungslücken in einem Teil der Praxen praktische Relevanz hat. Die gematik als Betreiberin der Telematikinfrastruktur betont zugleich, dass Patientinnen und Patienten der Einrichtung und Nutzung ihrer ePA jederzeit vollständig oder teilweise widersprechen können – über ihre Krankenkasse, die ePA-App oder die jeweilige Ombudsstelle (gematik Faktencheck).
Die aktuellen KBV-Daten zeichnen ein differenziertes, aber insgesamt positives Bild der Nutzungsentwicklung. Bis April 2026 wurden bundesweit mehr als 100 Millionen Dokumente in die ePA eingestellt, darunter rund 59 Millionen Befundberichte und etwa 25 Millionen elektronische Arztbriefe. Praxisseitig griffen zeitweise bis zu 93.000 Arzt- und Zahnarztpraxen wöchentlich auf die ePA zu, wöchentlich wurden mehr als 21 Millionen Medikationslisten abgerufen (KBV, April 2026).
Eine KBV-Befragung aus Januar 2026 ergab, dass bereits 80 Prozent der teilnehmenden Ärztinnen, Ärzte und Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten Dokumente in die ePA eingestellt hatten. Rund 70 Prozent bewerteten die eingestellten Arztbriefe und Befundberichte als für die Behandlung hilfreich, knapp 80 Prozent äußerten sich positiv zu den elektronischen Medikationslisten. Diese Zahlen sprechen für einen wachsenden praktischen Nutzen im Behandlungsalltag, insbesondere bei einrichtungsübergreifenden Verläufen.
Auf der anderen Seite bleibt der Umsetzungsalltag herausfordernd: Nach einer weiteren Erhebung berichteten rund drei Viertel der Praxen, die die ePA bereits aktiv nutzen, von technischen Problemen im Befragungsmonat. Über 80 Prozent der befragten Praxisteams schätzten ihre Patientinnen und Patienten zudem als unzureichend über die ePA informiert ein. Auch die KBV-Umfrage vom Februar 2026 bestätigte: Die Praxen setzen die ePA zunehmend aktiv ein, doch die technische Umsetzung müsse weiter verbessert werden (KBV, Februar 2026). Zusätzlich hat die KBV eine Erhebung im Rahmen des PraxisBarometers Digitalisierung gestartet, deren Ergebnisse eine noch breitere Datengrundlage liefern sollen (KBV PraxisBarometer Digitalisierung).
Die Diskrepanz zwischen wachsender Nutzung und anhaltender Frustration im Praxisalltag lässt sich auf mehrere strukturelle Ursachen zurückführen. Erstens sind die Authentifizierungs- und Freigabeprozesse für Versicherte häufig mehrstufig und komplex, was Zugriffsrechte und Einwilligungen in der Praxis erschwert – ein Kritikpunkt, den unter anderem der Hartmannbund im Rahmen seines Arbeitskreises „Ambulante Versorgung" formuliert hat (Deutsches Ärzteblatt). Zweitens bestehen weiterhin Heterogenitäten zwischen den Praxisverwaltungssystemen unterschiedlicher Hersteller, sodass Stabilität und Bedienkomfort der ePA-Module je nach eingesetzter Software variieren. Drittens fehlt vielerorts ein strukturiertes, bundesweit einheitliches Informations- und Onboarding-Konzept für Patientinnen und Patienten, wodurch Praxisteams die Aufklärungsarbeit faktisch mitübernehmen müssen, ohne dass hierfür ausreichend Zeit im Praxisalltag eingeplant ist.
Hinzu kommt ein ökonomischer Faktor: Die Vergütung der Befüllung ist bislang eher symbolisch. Für die Erstbefüllung wurde bis Jahresende 2025 ein Betrag von etwa 11 Euro angesetzt, seither greift eine deutlich geringer bemessene laufende Befüllungspauschale. Angesichts des zusätzlichen Zeitaufwands für Dokumentation, Freigabe und technische Fehlerbehebung entsteht so ein spürbares Missverhältnis zwischen Aufwand und Vergütung, das die Akzeptanz in ohnehin unter Zeitdruck stehenden Praxisteams belastet.
Nicht zuletzt spielt die Frage der Verantwortungsverteilung eine Rolle. Die ePA berührt gleichzeitig ärztliche Dokumentationspflichten, den Datenschutz der Versicherten und die technische Zuverlässigkeit der Telematikinfrastruktur – drei Bereiche, für die unterschiedliche Akteure zuständig sind: Praxen, Krankenkassen und die gematik als Betreiberin. Kommt es zu Störungen, ist für Praxisteams häufig unklar, an welcher Stelle im System die Ursache liegt und wie schnell mit einer Behebung zu rechnen ist. Diese Unübersichtlichkeit erschwert eine realistische Einschätzung, wie viel der berichteten Probleme tatsächlich strukturell bedingt und wie viel Anlaufschwierigkeiten einer noch jungen, flächendeckend ausgerollten Anwendung sind.
Für Praxen, MVZ und Kliniken empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen. Zunächst sollte geprüft werden, ob das eingesetzte Praxisverwaltungssystem über ein zertifiziertes, aktuelles ePA-Modul verfügt; bei Unsicherheit lohnt die direkte Rückfrage beim Softwarehersteller sowie bei der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung, da bei technisch bedingter Nichtverfügbarkeit keine Sanktionen drohen. Zweitens sollte die Befüllung in feste Arbeitsabläufe integriert werden, etwa durch klar zugewiesene Verantwortlichkeiten im Team und standardisierte Zeitpunkte im Behandlungsprozess, statt sie als zusätzliche Aufgabe „nebenbei" zu erledigen.
Drittens ist strukturierte Patientenkommunikation entscheidend: Kurze, verständliche Informationsmaterialien zu Widerspruchsrecht, Zugriffskontrolle und Nutzen der ePA – etwa als Aushang im Wartebereich oder Kurzinfo beim Erstkontakt – reduzieren spürbar den Erklärungsaufwand am Empfang. Viertens sollten Praxisteams technische Störungen konsequent dokumentieren und über die üblichen Meldewege an KV und Softwarehersteller zurückspiegeln, da belastbare Fehlerstatistiken die Grundlage für Verbesserungen der Telematikinfrastruktur bilden. Fünftens lohnt sich die Teilnahme an Erhebungen wie dem PraxisBarometer Digitalisierung der KBV, um die eigene Erfahrung in die Weiterentwicklung der Anwendung einfließen zu lassen.
Für Führungskräfte in Kliniken und größeren MVZ empfiehlt sich zusätzlich, die ePA-Einführung als Change-Management-Thema zu behandeln statt als reine IT-Aufgabe. Dazu gehört, feste Ansprechpersonen je Fachabteilung zu benennen, kurze interne Schulungen für neue Mitarbeitende einzuplanen und die Befüllungsquote regelmäßig als Kennzahl im Qualitätsmanagement zu erfassen. So lässt sich frühzeitig erkennen, in welchen Bereichen zusätzlicher Unterstützungsbedarf besteht, bevor Honorarkürzungen oder Beschwerden von Patientenseite entstehen.
In der hausärztlichen Versorgung zeigt sich der Nutzen besonders bei chronisch kranken oder multimorbiden Patientinnen und Patienten mit häufigen Arzt- und Facharztwechseln: Wenn Medikationspläne, Laborverläufe und Entlassbriefe zuverlässig in der ePA hinterlegt sind, lassen sich Doppeluntersuchungen vermeiden und Medikationsfehler frühzeitiger erkennen – ein Effekt, den auch die vergleichsweise hohe Zustimmung zu den elektronischen Medikationslisten in der KBV-Befragung widerspiegelt. In der stationären Anschlussversorgung berichten Kliniken von spürbaren Zeitgewinnen bei der Übernahme von Vorbefunden, sofern die einweisende Praxis die ePA konsequent befüllt hat.
Umgekehrt zeigen sich die Reibungspunkte besonders in fachärztlich geprägten Praxen mit hohem Patientendurchlauf, etwa in der Zahnmedizin, wo die Befüllungsquote laut aktuellen Erhebungen deutlich unter dem Durchschnitt liegt. Hier verdeutlicht sich, dass technische und organisatorische Hürden je nach Fachrichtung und Praxisstruktur sehr unterschiedlich ausfallen und pauschale Lösungen an ihre Grenzen stoßen.
Die elektronische Patientenakte hat den Status eines Pilotprojekts endgültig verlassen und ist fester Bestandteil der vertragsärztlichen Versorgung in Deutschland. Die KBV-Zahlen belegen einen deutlichen Nutzungszuwachs und eine mehrheitlich positive fachliche Bewertung der eingestellten Inhalte durch die Behandelnden selbst. Gleichzeitig bestehen reale Umsetzungshürden fort – technisch, organisatorisch und kommunikativ –, die Praxisteams zusätzliche Ressourcen abverlangen, ohne dass die Vergütung diesem Mehraufwand bislang durchgängig gerecht wird. Für Führungskräfte in Kliniken, MVZ und Praxen liegt der pragmatische Weg darin, die ePA-Integration aktiv zu steuern statt sie zu verwalten: klare Zuständigkeiten, verlässliche Technik und eine informierte Patientenschaft sind die Stellschrauben, an denen sich der tatsächliche Mehrwert der Akte im Alltag entscheidet. Die weitere Entwicklung – insbesondere die Ergebnisse laufender Erhebungen wie des PraxisBarometers Digitalisierung – wird zeigen, ob sich der positive Trend der ersten Nutzungsmonate 2026 fortsetzt.
Hinweis: Alle genannten Nutzungszahlen basieren auf den zum Zeitpunkt der Veröffentlichung aktuellsten verfügbaren KBV-Daten und können sich durch den fortlaufenden Rollout weiter verändern.