Acht Wege zu einer besseren Ablage

Acht Wege zu einer besseren Ablage Gehören Sie auch zu den Zeitgenossen, die einfach nichts wegwerfen können? Leider liegen in vielen Arztpraxen stapelweise Zeitschriften, Briefe und sonstige Informationen auf dem Schreibtisch des Praxisinhabers. Folgende Tipps können Ihnen bei Ihrem Selbstmanagement helfen.

Schaffen Sie zuerst ein richtiges Ablagesystem, bevor Sie jedes Blatt Papier in die Hand nehmen und sich fragen: „Wo kann ich dies ablegen?“

Die Ablage sollte so aufgebaut sein, dass Sie nach bestimmten Stichworten ablegen und später suchen können. Also fragen Sie sich: „Welches Stichwort fällt mir ein, wenn ich nach der vorliegenden Information suchen würde?“

In der Praxis sollte Ihnen eine Arzthelferin bei einer ersten größeren Aufräumaktion helfen, damit diese später auch selbst ablegen und suchen kann.

Fragen Sie sich auch immer, ob diese Information schon einmal vorgekommen ist oder ob Sie sie vernichten können

Vernichten ist ein gutes Stichwort. Versuchen Sie das meiste wegzuwerfen. 80% aller Ablagen sind mit Unterlagen vollgestopft, die kein Mensch mehr anschaut.

Sie müssen nicht alle Unterlagen haarklein durchlesen, sondern nur überfliegen. Die wichtigsten Passagen markieren Sie mit einem Leuchtstift, damit Sie sie schnell wieder finden. Aber Vorsicht: Manche Leuchtstifte „fressen“ kopierte oder gefaxte Informationen auf. Hier sollten Sie mit einem Kugelschreiber unterstreichen.

Schneiden Sie aus Zeitschriften die für Sie wichtigen Informationen aus und legen Sie nur diese ab, bevor Sie die ganze Zeitung archivieren.

Lassen Sie auf keinen Fall in Zukunft einen „Berg“ anwachsen.

Mit einem durchdachten Ablagesystem verschaffen Sie sich nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen bei Ihren Patienten. Was soll ein Patient denken, wenn sein wichtiger Brief irgendwo unter Ihren Stapeln vergraben ist. Ihr Rudolf Loibl