In vielen Praxen werden einige wichtige Ressourcen ganz stiefmütterlich behandelt: die Ideen der Mitarbeiter. Wenn es darum geht, die Leistungen der Praxis zu verbessern, sollten Sie auf Ihre Mitarbeiter bauen. Jedem Ihrer Mitarbeiter fällt häufig etwas ein, was dann durch die Routinetätigkeit schnell wieder in Vergessenheit gerät.
Nutzen Sie das Expertenwissen Ihrer Mitarbeiter, indem Sie die Ideenfindung institutionalisieren und loben. Durchaus hilfreich ist auch das Bemühen, um einen besseren Ablauf mit einem Preis zu versehen. Oder wählen Sie eine andere Form, um Anerkennung für die Ideenfindung der Mitarbeiter zu zeigen. Diesen Verbesserungsprozess kann man in fünf Schritten beschreiben: 1. Probleme erkennen: Es reicht nicht aus, das Problem pauschal zu benennen z.B. dass die Terminplanung nicht funktioniert. Nein. Das Problem muss so ausführlich wie möglich beschrieben werden. Es muss umfassend und präzise dargestellt werden, wann, warum welches Problem auftritt. Je ausführlicher die Ursachenforschung, desto eher kommt es zu einer Lösung. 2. Mehrfachlösungen: Lassen Sie mehrere Lösungen entwickeln, die durchaus "irrwitzig" sein können und unterdrücken Sie Lösungsvorschläge der Mitarbeiter nicht durch vorschnelle negative Bewertung. Jede Idee hat einen guten Grund und ist es wert, genauer betrachtet zu werden. 3. Bewertung der Lösungen: Jetzt ist es an der Zeit, die Lösungen gegenüber zu stellen, zu bewerten und die beste heraus zu suchen. Archivieren Sie die anderen Vorschläge, vielleicht brauchen Sie sie noch. 4. Planen Sie die Umsetzung: Ihren besten Lösungsvorschlag gilt es nun zu verfeinern, evtl. mit Teilen aus den anderen Lösungsvorschlägen anzureichern und dann umzusetzen. Empfehlenswert ist auch die Definition von Zwischenzielen. Denn so vermeiden Sie am Ende der Umsetzung, von einem unbefriedigenden Ergebnis überrascht zu werden. Nicht selten liegen nämlich zwischen dem Start und Ziel eines Projektes Wochen oder gar Monate, was die Einschätzung des Fortschritts erschwert. Wählen Sie auch einen Verantwortlichen für diese Aufgabe. Diesen sollten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern bestimmen, um so die gemeinsame Verantwortung für das Projekt zu unterstreichen. 5. Ergebniskontrolle: Neue Methoden oder Verfahrensweisen brauchen Zeit, bis sie sich durchgesetzt haben. Ein neues Bestellsystem z.B. braucht meist drei Monate, bis es richtig angenommen wird. Überprüfen Sie, ob Ihre Maßnahmen Früchte tragen und stimmen Sie sich bei notwendigen Anpassungen ab, denn letztlich müssen alle von der neuen Methode/Technik profitieren, um diese auch bereitwillig in den Arbeitsalltag zu integrieren. Sollte das Ziel nicht erreicht werden, dann versuchen Sie es mit dem vermeintlich zweitbesten Vorschlag aus Ihrer Sammlung und gehen Sie dann die Schritte 4 und 5 noch mal an. Ist letztlich das Problem behoben, dann gehen Sie das nächste an. Und bedenken Sie eines: es wird immer Optimierungsmöglichkeiten in Ihrer Praxis geben.